手帳術

眼鏡橋。
日常のふとした風景にある、違った観点から見えるものは、感性高まります。
また新型コロナウイルスが落ち着いてきたら、いろんなところに旅したいものですね。

さて、今回は手帳術について紹介します。

１　手帳選び

文房具好きにはたまらない手帳選びから始めます。

私はこだわりがあり、システム手帳を使っていて、
中身のリフィルは、フランクリン・プランナー
外身のバインダーは、ダ・ヴィンチシステム手帳
を使っています。

フランクリン・プランナーのリフィルは、目的・目標・タスク・TODO管理などがしやすく、ビジネスにもプライベートにも使えると感じています。
あまり人気がないのか、文房具屋さんによっては置いていないところもあるので、大きめのお店を探す必要があります。
私は、コンパクトサイズの1日1ページデイリー・リフィルを使っています。

ダ・ヴィンチシステム手帳のバインダーは、デザイン、革感が好きで選びました。
何よりも、私がレオナルド・ダ・ヴィンチを尊敬していることから、ブランド名で買ったところもあります。
LOFTにも売っているので、手軽にチェックすることができます。
私は、フランクリン・プランナーのリフィルのコンパクトサイズがぎりぎり入る、聖書サイズシステム手帳を使っています。

選ぶポイントは、日々振り返りができるように、毎日開きたくなるものを選ぶことです。

２　目的と目標の設定

まずは、目的と目標の違いについて紹介します。
目的と目標は同じように聞こえて、意味合いが全くことなるものになります。

目的は、自分が進みたい方向であり、ベクトルの向きです。
到達したい最終的な目的が大きければ大きいほど、そのベクトルの大きさは大きくなります。
ビジョンや志に近いと思います。

目標は、何をいつまでに達成するかを掲げる、目的の達成に向けた道標です。
目的を決めた後に、どのようにその目的を達成するかを決めるに当たって、重要な指標が目標です。
ゴールとも言えて、短期、中期、長期と様々な期限が設定できます。

私は目的を考えるときは、自分が「いま」何を成し遂げたいと思っているか、実現可能性に関係なく人生ノート（こちらを参照）にひたすら書き出します。
そして、今度は書き出した目的の中から、成し遂げたい時期や目的の大きさなどの自己基準を決めて評価し、優先順位をつけます。
その中で、「いま」目的達成に向けて取り組みたいことに〇をつければ、それが「いま」手帳で管理したい目的になります。
〇をつけなかった目的も、定期的に振り返ることで新たに手帳で管理をしていくことを可能とするために、人生ノートに記録しています。

選んだ目的は１つ１ページで手帳に書き出します。
フランクリン・プランナーであれば、目標リフィルの「価値観/ミッション/役割」の欄に記載します。

続いて、書き出した目的を達成するまでの、道標である目標を設定します。
設定する目標はできるだけ短期、中期、長期と分ける方が管理しやすいため、それぞれ設定します。
フランクリン・プランナーであれば、目標リフィルの「目標」の欄に記載します。

その後、それぞれの目標を達成するための、具体的な達成手段をタスクとして設定します。
ここで新たに、「タスク」というワードを出しましたが、タスクは目標を具体的な取り組み対象に明確化したものです。
フランクリン・プランナーであれば、目標リフィルの「ステップ」の欄に記載します。

そして、設定した目的・目標は、日々ぱらぱらと眺めて自分の意識を高めることが重要です。

以上の流れのイメージとして、ビジネス英語スキルの体得を一例として以下に示します。
・目的：ビジネス英語スキルの体得
・目標（短期）：2021年９月までに、TOEICで800点を取る
・目標（中期）：2021年中までに、TOEICで900点を取る
・目標（長期）：2021年度中までに、オンライン英会話のフリートークでビジネスについて語りあえるようになる
・タスク１：TOEIC公式問題集を解く（目標短期、中期関係）
・タスク２：オンライン英会話を毎日やる（目標長期関係）

３　月間タスクの設定

目的、目標を設定した後は、まずは月レベルで月間タスクに落とし込みます。

２で設定したそれぞれの目的、目標について、翌月中に達成したい月間タスクを設定します。
短期、中期、長期といった様々な目標があるかと思いますが、その目標に則した月間タスクを設定します。

そして、翌月の月末には、前月に設定した月間タスクの達成具合について、振り返りを行います。
達成できないことがあれば、なぜできなかったのか原因をはっきりさせて改善を図ります。
このため、目標達成スケジュールにずれが生じた場合は、目標の見直しも行います。

フランクリン・プランナーであれば、月の始めの「MASTER TASK LIST」の欄に記載します。

４　週間予定の設定

週間予定の設定では、月間タスクを日々のTODOに落とし込む作業を行います。
重要なポイントは、目的から目標、目標から全体タスク、全体タスクから月間タスクへと落とし込んだものを、さらにこの日々のTODOへと落とし込むことです。
私は平日勤務のため、毎週日曜日に週間予定を設定しています。

ここででてきたTODOとは、タスクよりもさらに具体の作業に分割したものになります。
２で紹介したビジネス英語の例でいくと、「TOEIC公式問題集を解く」がタスクで、「公式問題集６のTEST1のPart7を解く」がTODOです。

週間予定の設定では、日々のTODOを設定しますが、ルーティンのTODOとその日独自のTODOに分けて設定します。
ルーティンのTODOは、毎日継続して実施するもので、例えば、オンライン英会話を受講するなどがあります。
その日独自のTODOは、その日にやらなければならないもので、例えば、会議資料を作成するなどがあります。

それぞれ、月間タスクの達成に向けて、その週で達成すべきタスクを考え、そこからTODOへと分割して手帳に記載します。

フランクリン・プランナーであれば、ルーティンは「QⅡActivities」に、その日独自は「Prioritized Daily Task List」に記載します。

５　日々のTODOの管理

日々のTODOについては、基本的に４の手順で週間予定として設定しますが、仕事関係のTODOは日々動くものです。
このため、仕事関係のTODOは、日々業務終了時にその日の振り返り、翌日以降のTODOの設定を行います。

その日に達成したTODOについては☑を入れ、達成できなかったTODOについては次にやる日のTODOとして書き込みます。
また、新たに発生したTODOはやるべき日のTODOに書き込みます。
さらに、長期的なタスクが発生した場合は、しおりに書き込みます。
フランクリン・プランナーであれば、しおりとしても使える「一週間コンパス」に書き込みます。

こうして、日々その日の振り返りをすることで、やり残し、やり忘れをすることがなく、次いつやるかを決めることができます。
特にTODOに☑を入れていく作業は、達成感を感じられるとともに、やり残した場合の気持ち悪さからやりきりたいというある種のモチベーションを引き起こすこともできます。

さらに、翌日のTODOが多い日は、TODOの優先順位付けをします。
フランクリン・プランナーはこの優先順位付けも大きな特徴となっており、その日独自のTODOを書く欄の左隣に「ABC」という欄があります。
私はTODOを一通り書き出した後に、以下のようなルールで優先順位付けをしています。
・A：他人が関わるTODO（話し合いが必要など）
・B：自分のペースで進められるTODO（資料作成など）
・C：他の日でもできるTODO（余裕があればこなしたい作業など）
このルールに基づき、ABCそれぞれの中で優先順位が高いものから番号をつけていきます。

実際に業務をこなしていく上では、まずAのTODOを相手の予定も踏まえつつこなしていきます。
AのTODOの中には相手待ちの場合も出てきますので、そうなったら次はBのTODOをこなしていきます。
そして、AもBも終えた、又は、Bを終えてAの相手待ちとなったら、CのTODOをこなしていきます。
こうすることで、その日の業務を効率よく、かつ、優先順位の高いものからこなしていくことができます。

人は楽な作業からしてしまいがちですが、TODOにABCの分類付けをして優先順位をつけることで、いい意味で機械的に最大効率で作業を進めることが可能になります。

特に忙しい時には、帰宅時間も手帳に書くと、その帰宅時間に向けて作業ペースも上げることができるので、自分時間確保のために書いています。

以上、目的→目標→タスク→TODOへと落とし込んで管理する手帳術について紹介しました。
今となってはルーティン化しているので苦痛に感じていませんが、手間がかかるところもあるのは確かだと思います。

もっと効率よくデジタルツールを使ってこうやっているなどありましたら、是非ご紹介ください。